POLITIQUES ET PRATIQUES ENCADRANT LA GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous nous engageons comme entreprise à protéger la vie privée de nos
employés et à assurer la confidentalité des renseignements personnels qui nous
sont confiés dans le cadre de nos activités.

À PROPOS D’EXCAVATION BP BOULET

Excavation BP Boulet, c’est une équipe passionnée et dynamique qui se charge
de tous vos projets de construction résidentielle, commerciale et municipale, et
ce, de façon distinctive.
Nul besoin de l’intervention de divers spécialistes pour la réalisation de votre
projet! Nous offrons tous les services allant de l’excavation, au transport, au
terrassement et jusqu’à la remise de vos clés en main.

OBJECTIFS DE LA COLLECTE D’INFORMATION

Notre politique de protection des renseignements personnels décrit les normes
de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos
renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous
protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou
combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui
permet de l’identifier (tel que des renseignements sur sa situation financière,
numéro d’assurance sociale, permis de conduire et numéro d’assurance
maladie). Cependant, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées
professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse
électronique professionnels ne sont pas des renseignements personnels.
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de
leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle,
informatisée ou autre.

CONSENTEMENT

Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en
premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la

divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous
solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou
collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles
vos renseignements ont été collectés changent.
Excavation BP Boulet s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement
aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée
nécessaire à la réalisation du service demandé.
Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre
consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi. Dans certaines
circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des
renseignements personnels sans que vous en soyez informés ou que vous
n’ayez donné votre consentement.
De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques,
médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre
consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener
une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une
fraude ou encore d’appliquer la loi.

LIMITES DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION
DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement
pour confirmer l’identité d’une personne, créer un dossier employé, création
d’une fiche client dans notre système, afin se conformer aux exigences légales
(certains renseignements exigés pour fins de l’impôt).
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons collecter et traiter divers renseignements
personnels, notamment :

Coordonnées : noms, adresses, courriels, numéros de téléphone;
Informations biographiques : titres, employeurs, parcours professionnel, photos,vidéos, audio;
Préférences marketing et de communication, commentaires, sondages;
Historique de contributions, facturation, informations financières;
Parcours professionnel, réseaux, affiliations;
Renseignements de recrutement : CV, éducation, antécédents;
Utilisation du site Internet et données techniques;
Informations fournies par vous ou pour le compte de tiers;
Preuves de consentement;

Veuillez noter que nous ne collectons pas sciemment de données de personnes
de moins de 14 ans. Si vous êtes mineur, n’envoyez pas de données sans le
consentement d'un parent. Si vous êtes parent et que votre enfant nous a fourni
des données, contactez-nous pour les supprimer.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que
nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire
ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation
des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous
prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce
qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus
de destruction.

RESPONSABILITÉ

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en
notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements
que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers
qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de
confidentialité et de sécurité.
Notre Responsable de la protection des renseignements personnels supervise la
présente politique de protection des renseignements personnels et les processus
qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces
renseignements.
Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et
pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous aurons
une mise à jour aux 6 mois afin de s’assurer de l’exactitude de la politique, tout
en s’assurant d’offrir une formation adéquate à nos nouveaux employés en
place.

EXACTITUDE

Les Renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour
que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Une mise à jour est effectuée
annuellement afin de s’assurer d’avoir les bonnes informations dans nos
registres.
Les Renseignements personnels qui servent de façon continue, y compris les
renseignements personnels qui peuvent être communiqués à des tiers, seront

généralement exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à
l’exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies.
Nous ne mettons pas systématiquement à jour les renseignements personnels à
moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été
recueillis.

Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des
renseignements personnels dépendront de l’entrée de vos données lors du
formulaire de consentement à la collecte. Cependant, dès que nous avons un
projet avec un client existant, la mise à jour complète se fera dans nos registres
afin d’assurer de la sécurité et exactitude des données.

MESURES DE SÉCURITÉ

Excavation BP Boulet a mis en place et continuons à élaborer des mesures de
sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent
strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout
accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles
que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage
des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques
comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le
changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu). Nous nous
assurons que personne ne peut avoir accès à nos documents, tant électronique
que paier.

Accès aux renseignements personnels
Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous
concernant. L’entreprise s’assure que ces personnes sont qualifiées pour
accéder à ces renseignements et que l'accès est nécessaire dans l'exercice de
leurs fonctions.

DEMANDE D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET MODIFICATIONS

Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à
votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez
également le droit de poser des questions sur la manière dont ces
renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.
Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à
compter de la date de réception de la demande écrite. Dès la réception, nous
prendrons le temps d’analyser votre demande afin d’essayer de lui répondre

dans un délai de temps raisonnable et valable. Des frais raisonnables pourraient
également être exigés pour traiter votre demande.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir
les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se
traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent
d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons
légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le
cadre d'une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à
des coûts prohibitifs ou encore que l’information fait l'objet d'un litige ou est
privilégiée.

Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est
possible que nous refusions de vous les communiquer directement et
demandions à ce qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous
aurez désigné pour vous les communiquer.

Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements
personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de
modification sera traitée dans un délai raisonnable.
Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification
des renseignements personnels peut être envoyée à l'adresse ci-dessous :

Responsable de la protection des renseignements personnels
(Nom, prénom) : Boulet Bruno-Pierre
(Adresse courriel) : info@excavationbpboulet.com
(No. Téléphone) : 819 582-7680

PLAINTES ET QUESTIONS

Vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des
renseignements personnels à l’adresse susmentionnée.
Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être
acheminée au Responsable de la protection des renseignements personnels à
l’adresse figurant ci-dessus. Celle-ci sera jugée dans un délai raisonnable afin
d’avoir un retour et par la suite, la procédure d’exécution.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée,
nous prendrons les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification
de ses politiques et de ses pratiques.

Formation et sensibilisation

Notre entreprise prône la formation, donc, par le fait même, la promotion de
meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de
protection des renseignements personnels de différentes façons :

Nous désirons informer tout le personnel de son équipe (formulaire de
consentement) afin de s’assurer de l’exactitude de l’information et de
l’importance de celle-ci:
– Elle affiche le nom et les coordonnées de la personne responsable des RP;
-Elle mobilise divers moyens de sensibilisation, entre autres ;

Plusieurs rappels auront lieu lors de nos activités d’équipe, à l’arrivée d’un
nouveau employé, De plus, nous aurons des mini-rencontre afin d’expliquer les
impacts et enjeux, en lien avec la protection des renseignements personnels,
des rappels lors des réunions d’équipe, de la formation à son personnel, un plan
d’action pour la RP, un journal de bord, etc. Nous mettons en place un analyse
rigoureuse à la fin de l’année afin de s’assurer d’avoir respecter les informations
et confidentialité
Application
Si pour quelque raison vous pensez que l’Entreprise n’a pas adhéré à ces
principes, nous vous prions de le notifier en contactant notre Responsable de la
protection des renseignements personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour
déterminer et corriger le problème dans des délais raisonnables. Mentionner
comme objet « Protection de la vie privée ».

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente politique doit être revue tous les deux ans. Elle devra également être
mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux
exigences réglementaires. Si vous avez des questions, vous devez vous
adresser à la personne en charge de la Politique de Confidentialité énuméré ci-
dessus.
Mise à jour : 2023-09-21